Mit Medikamenten nach Japan: Das „Yakkan Shoumei“

Das sogenannte „Yakkan Shoumei“ ist ein Zertifikat, welches Einreisenden aus dem Ausland erlaubt, verschreibungspflichtige Medikamente für den Eigenbedarf in Japan einzuführen. 

Ministry of Health, Labour and Welfare

Ich habe in vielen Foren und Blogs gelesen, dass der Antrag für dieses Zertifikat „die Hölle“ wäre und man nur Stress damit hat. Ich werde hier mal erklären warum man dieses Dokument braucht und was man tun muss um es zu bekommen. Ihr werdet sehen, dass es – wenn man alles richtig und rechtzeitig macht – relativ einfach ist und man keine Panik haben muss!

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[EDIT: 16. August 2013]
ACHTUNG! Es gibt einige Änderungen:
Anscheinend ist es jetzt möglich, das Yakkan Shoumei per Email zugeschickt zu bekommen. Damit fällt der ganze Stress wegen dem Rückumschlag weg! Der Antrag muss per Post nach Japan geschickt werden, und das Zertifikat bekommt ihr dann per Email zugeschickt. Trotz dieser Änderung gibt es in diesem Post meines Erachtens sehr hilfreiche Tipps und Hilfestellungen zum Verfassen des Antrags, deswegen werde ich ihn nicht weiter ändern. Ignoriert einfach den Teil mit dem Rückumschlag und dem internationalen Antwortschein, ansonsten ist alles gleich geblieben!
Übrigens hat das Gesundheitsministerium jetzt auch Email Adressen angegeben, an die ihr euch für alle möglichen Fragen wenden könnt (auf englisch oder japanisch), also nutzt diese und informiert euch fleißig, wenn irgendwelche wichtigen Fragen offen bleiben! Ich habe unten die Links zu den notwendigen Dokumenten erneuert, sodass ihr auf jeden Fall die aktuellen Formulare und Anleitungen parat haben werdet! Viel Erfolg bei eurem Antrag!
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Dieser Eintrag wird ziemlich lang, deswegen mache ich hier einen Schnitt. Unter folgendem Link könnt ihr weiterlesen:

Die Einführungsbestimmungen für Japan (und die meisten anderen Länder außerhalb der EU auch) sind sehr streng. Von Medikamenten die NICHT verschreibungspflichtig sind (Aspirin, Nasenspray, Wundsalben, alles was man in der Apotheke einfach so kaufen kann), darf man höchstens den Bedarf für 2 Monate mitführen. Verschreibungspflichtige Medikamente (z.B. Blutdruck-Medikamente oder auch die Pille!) nur für einen Monat. Für alles was über diese Mengen hinausgeht, und auch für jede Art von Spritzen (z.B. Insulin) ist ein „Yakkan Shoumei“ fällig. Es gibt außerdem einige Inhaltsstoffe, die hierzulande zwar frei verkäuflich, aber in Japan komplett verboten sind.

Genaueres zu den japanischen Einfuhrbestimmungen von Medikamenten könnt ihr hier nachlesen.

Wer einige Monate in Japan verbringen möchte und in dieser Zeit (aus welchen Gründen auch immer) verschreibungspflichtige Medikamente braucht, muss ein „Yakkan Shoumei“ beim japanischen Gesundheitsministerium beantragen. Dafür gibt es einige triftige Gründe:

1. Der Kostenfaktor
   Bei Reisen, die eine Urlaubsdauer überschreiten, muss jeder über eine Auslandsversicherung versichert sein. Eine Auslandsversicherung sichert euch ab wenn ihr einen Unfall habt, plötzlich krank werdet, Zahnschmerzen bekommt, und so weiter. ABER: eine solche Versicherung übernimmt NICHT die Kosten, wenn eine ärztliche Behandlung schon vor Reiseantritt vorhersagbar ist. Das heißt, wenn normalerweise alle paar Monate zum Arzt geht um euch Medikamente verschrieben zu lassen, werden im Ausland weder der Arztbesuch noch die Medikamente bezahlt. Das kann auf Dauer RICHTIG teuer werden!
2. Das richtige Medikament
   Die Medikamente in Japan sind nicht die gleichen wie hier. Natürlich gibt es viele Medikamente die die gleichen Wirkstoffe enthalten und ohne weiteres durch ein ähnliches Präparat ersetzt werden können. Es gibt aber auch Fälle, in denen es wichtig ist immer das gleiche Medikament zu nehmen. Bei chronischen Krankheiten dauert es oft Monate oder Jahre, das passende Präparat zu finden und die richtige Dosis einzustellen. Nur die allerwenigsten Medikamente werden weltweit vertrieben und so ist es sehr unwahrscheinlich, dass es gerade euer Medikament in Japan zu kaufen gibt. Wenn ihr also nicht monatelang auf ein neues Medikament eingestellt werden wollt, dann solltet ihr schon euer gewohntes Medikament aus Deutschland mitnehmen. Ein Beispiel ist die Pille: In Deutschland verhüten 50-60% aller Frauen mit der Pille und sie ist für uns ganz normal. In Japan dagegen benutzen nur etwa 3% der Frauen die Pille und dementsprechend klein ist der Markt dafür. Die meisten Frauen, die mit der Pille verhüten, wissen wie unterschiedlich man verschiedene Präparate verträgt und wie lange es unter Umständen dauert die richtige für sich zu finden.
3. Das Risiko des „Schmuggelns“
   Natürlich könnt ihr eure verschreibungspflichtigen Medikamente einfach in den Koffer packen und nach Japan mitnehmen, in der Hoffnung dass der Zoll unaufmerksam oder kulant genug ist um euch einfach so durchzulassen. Viele werden euch sagen, sie wären bei der Ankunft in Japan nie kontrolliert worden und „da achtet eh keiner drauf“. Das mag ja in den meisten Fällen so sein, aber wenn ihr dann doch kontrolliert werdet und euch die Medikamente weggenommen werden, dann sind sie definitiv WEG!
   Über die Post gilt das Gleiche: Ihr könntet euch ja einfach die Medikamente von euren Eltern schicken lassen und hoffen, dass sie nicht beim Zoll landen und aussortiert werden. Aber WENN sie gefunden werden, dann sind sie auch weg! Viele behaupten, es würde reichen einfach eine Kopie des Rezeptes beizulegen und dann würde das schon funktionieren. Das tut es vielleicht auch manchmal. Aber manchmal eben nicht! Also wenn ihr auf die Medikamente angewiesen seid, dann tut euch selbst den Gefallen und beantragt das „Yakkan Shoumei“, so unsinnig ihr es auch findet. 

So beantragt ihr ein „Yakkan Shoumei“

Voraussetzung für ein „Yakkan Shoumei“ ist, dass ihr während eures Japan-Aufenthaltes in Deutschland versichert bleibt. Eure gesetzliche oder private Krankenkasse wird euch verschreibungspflichtige Medikamente sicherlich nur im Voraus bezahlen, wenn ihr für den erforderten Zeitraum dort Kunde bleibt.

Wichtig: Erledigt alles FRÜHZEITIG! Es dauert gut und gerne 2-3 Wochen, bis euer Antrag in Japan ankommt, bearbeitet wird, und dann wieder bei euch im Briefkasten landet. Davor müsst ihr aber noch einiges tun! Am besten fangt ihr mit der Organisation an, sobald ihr ein festes Einreisedatum habt und euer Flug gebucht ist.

Im Grunde besteht der Antrag aus einem Formular-Katalog, den ihr wahrheitsgemäß und in Englischer Sprache ausfüllen müsst, und zusätzlich einigen Kopien.

Die Formulare mit Instruktionen könnt ihr euch hier herunterladen: 
PDF
DOC

Ich werde jetzt Schritt für Schritt erklären, wie ich das Formular-Chaos unter Kontrolle bekommen habe.

1. Medikamente besorgen!
   Sorgt dafür, dass euer Arzt euch die gesamte Menge an Medikamenten für die Dauer eures Aufenthaltes verschreibt. Das wird er vielleicht nicht so ohne weiteres tun, weil er sie nicht so einfach der Versicherung in Rechnung stellen kann. (So war zumindest war es bei meiner gesetzlichen Krankenkasse.) Ich habe mit der Versicherung telefoniert und dort die Situation geschildert: Dass ich einen Studentenaustausch in Japan mache, dass ich dort etwa ein Jahr bleiben werde, dass ich wenn nötig eine Bescheinigung sowohl von meiner als auch von der japanischen Uni vorlegen kann, dass ich weiterhin an meiner deutschen Universität eingeschrieben (und ordentlich beurlaubt) bin und dass ich weiterhin in Deutschland bei der Versicherung meines Vaters familienversichert bleibe. Die nette Dame hat auch ohne irgendeine Bestätigung von der Uni einen Brief an meinen Arzt aufgesetzt, in dem sie bestätigte, dass die Versicherung alle Kosten für Medikamente die ich in diesem Jahr brauchen würde übernehmen würde. Mit dem Schreiben bin ich dann nochmal zum Arzt und habe dann alle nötigen Rezepte bekommen.
   Behaltet auf jeden Fall das Original dieses Schreibens und macht Kopien, wenn nötig. Geht mit den Rezepten nach Hause und macht Kopien davon. Farbkopien sind angebracht, weil man in S/W einfach nicht sehr viel von den rosa Kassenrezepten erkennen kann. Zur Sicherheit habe ich sie auch eingescannt und auf meinem Rechner gespeichert. Erst dann könnt ihr zur Apotheke gehen und die Medikamente abholen. Die originalen Rezepte (außer Privatrezepte) werden von der Apotheke einbehalten, also stellt sicher, dass ihr sie alle kopiert habt! Auch hier war das Schreiben von der Versicherung Gold wert: ohne das hätte die Apotheke mir die Medikamente wohl nicht rausgegeben! Mit meinen über 600 Tabletten in insgesamt 8 Paketen konnte ich dann nach Hause gehen und den „Yakkan Shoumei“ Antrag ausfüllen.
2. Formulare ausfüllen und ausdrucken!
   Die nötigen Formulare, Instruktionen und Beispiele habe ich ja bereits oben verlinkt. Ich empfehle das Word Dokument herunterzuladen (Ich weiß nicht, ob es bei OpenOffice oder anderen Programmen auch funktioniert!), damit ihr es direkt am Computer ausfüllen könnt. Es ist ein Bisschen tricky, weil bei einem falschen Knopfdruck die ganze Formatierung auseinandergepflückt werden kann. Mit ein Bisschen Geduld klappt es dann aber. Achtet darauf, dass auf einigen Formularen alle Medikamente aufgelistet werden müssen, aber zum Beispiel bei der „Produktbeschreibung“ eine eigene Seite pro Medikament fällig wird. Haltet euch generell daran, was in den Samples vorgegeben ist! Beschreibt die Medikamente genau, erklärt wie viele eingenommen werden müssen, und gebt am besten auch an warum ihr sie braucht. Ich habe alle Inhaltsstoffe der Medikamente ins Englische übersetzt. In den Instruktionen steht, dass man entweder die selbst geschriebene Produktbeschreibung oder die Packungsbeilage der Medikamente benutzen kann. Ich habe einfach BEIDES in den Umschlag gepackt, weil nicht wusste, ob denen eine deutsche Packungsbeilage gereicht hätte. Sehr wichtig: Einige Seiten müssen nach dem Ausdrucken noch per Hand unterschrieben werden.
   
   P.S.: Weil die Formatierung der Seiten so seltsam ist, hatte ich einige Probleme beim Ausdrucken der Seiten. (Zeilen ragten über den bedruckbaren Bereich hinaus oder so. Mein Drucker wollte es so nicht drucken.) Ich habe die Formulare als PDF „gedruckt“ (dafür gibt es viele kostenlose und einfach zu bedienende Freeware Tools) und diese PDF Datei dann mit dem Drucker ausgedruckt. Das funktionierte super!
3. Kopien beifügen!
   Zum einen braucht ihr die Kopien der Rezepte. Dann noch eine Kopie der Flugbestätigung, wo genau angegeben ist WANN ihr in Japan ankommt und WO ihr landet. Ich hatte zum Zeitpunkt des Antrags noch keine Flugtickets zu Hause, sondern nur die Rechnung. Davon habe ich eine Kopie gemacht und die erforderlichen Daten mit einem Textmarker hervorgehoben, weil dort natürlich alles auf Deutsch stand und ich dem japanischen Gesundheitsministerium unnötige Ratearbeit ersparen wollte.
   
   
4. Das Verschicken.
   Damit ihr euer „Yakkan Shoumei“ zugeschickt bekommen könnt, müsst ihr einen an euch selbst adressierten und frankierten Rückumschlag dazulegen. Das klingt erst mal sehr einfach, ist aber mit etwas Aufwand verbunden: Um einen Brief im Ausland zu frankieren reicht natürlich keine deutsche Briefmarke! Und japanische Briefmarken kann man hier auch nicht kaufen. Die Lösung für dieses Problem heißt bei der Deutschen Post „internationaler Antwortschein“ und kostet momentan genau 2€. Klingt auch erst mal ganz simpel und günstig, ABER: Erstens kann man diesen Schein seit einigen Jahren nicht mehr einfach in einer Filiale der Deutschen Post kaufen. Es gibt sie nur noch im Online-Shop. Zweitens verläuft der Einkauf in der eFiliale der Deutschen Post leider nicht so simpel wie man es von anderen Online-Angeboten kennt. Man muss sich erst einmal anmelden. Dann verschicken die so ein kleines 2€-Scheinchen nicht einfach so, sondern die verlangen einen Mindestbestellwert von 10€. Mit einem jämmerlichen Antwortschein und zwei Stapeln Briefmarken, die ich niemals in meinen letzten zwei Monaten in Deutschland verbrauchen würde, war ich schon mal bei einem unschönen Sümmchen angekommen. Das wurde dann auch noch dadurch getoppt, dass die Deutsche Post eine Verpackungspauschale von 1,95€ verlangt, was VÖLLIG überteuert ist, weil ein kleines Antwortscheinchen und zwei Bögen mit Briefmarken problemlos in einen 0,55€ Brief passen! Im Endeffekt habe ich ~15€ ausgegeben, um einen Antwortschein im Wert von 2€ zu erwerben. (Herzlichen Dank, Deutsche Post. IHR BLÖDEN PENNER, IHR!) Zumindest die Online-Überweisung funktionierte problemlos und schon am nächsten Morgen war mein Antwortschein angekommen. Hier könnt ihr den Antwortschein kaufen.
   
   Packt alle eure Formulare, Kopien und den adressierten Rückumschlag mit Antwortschein in einen großen Umschlag. Überprüft auf jeden Fall nochmal was in den Instruktionen steht, damit ihr auch nichts vergesst! Da alles über Postwege läuft, solltet ihr möglichst alle Dokumente komplett verschicken damit unnötige Verzögerungen vermieden werden können.
   
   Je nachdem an welchem Flughafen ihr landet, müsst ihr den Antrag an verschiedene Büros schicken. Landet ihr am Narita International Airport, sendet ihr den Brief an die Adresse in Tokyo. Wenn ihr, so wie ich, am Kansai International Airport landet, muss der Brief nach Osaka. Die Adressen und weitere Infos stehen in den Instruktionen für den „Yakkan Shoumei“ Antrag.

Das Wichtigste zuerst: Das Formular "Import Report of Medication" muss in doppelter Ausführung ausgedruckt werden. Das Formular "Declaration" nur einmal. Alle drei Blätter müssen unterschrieben werden!

Pro Medikament wird eine Beschreibung (bzw. ein gleichwertiges Dokument) fällig. Alle Rezepte müssen als Kopie vorliegen, damit die Mengenangaben abgeglichen werden können.

Statt der Rechnung können auch andere offizielle Dokumente benutzt werden. Zum Beispiel das Flugticket, falls vorhanden.

Der Rückumschlag muss Standard-Briefgröße haben. Der internationale Antwortschein ist keine Briefmarke und wird NICHT aufgeklebt oder so! Einfach lose beilegen oder an den adressierten Rückumschlag anheften.

Insgesamt hatte ich einen ziemlich dicken Stapel an Papier. Der hätte alleine vom Gewicht her sowieso nicht in einen kleineren Umschlag gepasst, also habe ich meinen Antrag direkt als Großbrief verschickt.

Nach 2-3 Wochen kommt dann hoffentlich ein Brief bei euch an, der euren zuvor ausgefüllten „Import Report of Medication“ mit einigen zusätzlichen Einträgen und Stempeln enthält. Damit habt ihr es geschafft! Das ist die Eintrittskarte für eure Medikamente beim Zoll! Ich werde meine Medikamente und das „Yakkan Shoumei“ Zertifikat zusammen mit weiteren Kopien der Rezepte in meinem Handgepäck nach Japan mitnehmen und sie beim Zoll vorzeigen. Somit bringe ich ganz rechtmäßig meine Jahresration an verschreibungspflichtigen Medikamenten nach Japan!

Noch ein paar Tipps zum Schluss: 
Lasst euch von niemandem aufschwatzen, dass man das Zertifikat per Email oder Fax bekommen könnte – das funktioniert nicht! Fangt wirklich nicht zu spät mit der Planung an, denn es kann immer etwas dazwischen kommen. Rechnet damit, dass sich die Versicherung, der Arzt oder die Apotheke quer stellen könnten und haltet auf jeden Fall immer die Telefonnummer von eurem Berater bei der Versicherung bereit.Wenn euer Antrag vollständig, sinnvoll und glaubwürdig ist, werdet ihr das "Yakkan Shoumei" auf jeden Fall bekommen. Sollte irgendwas fehlen oder unverständlich sein, werden euch die Leute vom Ministerium eine Email schicken und das klären. Ich habe auch vor Erhalt meines originalen Exemplares eine Email mit einem Scan des Zertifikats bekommen! Die Leute dort sind auf jeden Fall sehr nett und kooperativ.   

Damit wünsche ich euch viel Erfolg bei eurem Antrag!